Referat FagDig 03.11.2010

Møtereferat

Forum:         Faggruppe Digitale Brukertjenester (FagDig)
Dato:            3. november 2010, 13.00-14.30

Sted:             P48/R317
Til stede:      Anne Kristin, Bernt (delvis), Bettina, Birte (ny), Ellen, Gry B, Kari, Tabea, Terje (ny)

                     Trude, Åse Marit

Forfall:          Marianne, Sissel, Tanja
Referent:      Kari

Distribusjon:  Gruppens medlemmer, Samlingsgrp. v/Tove, Undervisningsgrp. v/Anette, Ledergruppen

1.       Rammer for arbeidet – rolleavklaring vs. Digital enhet og øvrige faggrupper

Som nyutnevnt (vikarierende) leder av Faggruppen for digitale brukertjenester (FagDig) ønsket Kari å invitere til en diskusjon om grenseoppgang, rollefordeling og samarbeidsformer mellom faggruppen og Digital enhet (DIGG) og overfor de andre faggruppene (Samlingsutvikling og Undervisning). Formålet med en slik avklaring er å sikre en god koordinering av aktiviteter,  samt en felles forståelse av hvem som gjør hva, hva vi kan forvente av hverandre  og hvordan ev. uenighet om prioritering håndteres.

Utgangspunktet for diskusjonen var følgende skisse [presisering i ettertid ved at utførende fagavdelinger med budsjettansvar og –myndighet er merket med rødt]:

Digitale ressurser og tjenester er en raskt voksende del av Læringssenterets (LS) tilbud til brukerne:  de eksterne, dvs. HiOs studenter og forskere og de interne dvs. LS’ egne ansatte. Utviklingen av digitale bibliotektjenester er i tillegg et sentralt bibliotek- og læringspolitisk spørsmål.

Det er viktig at digitale tjenester er definert som et satsingsområde i LS, med tydelige mål og tilstrekkelig ressurser til å initiere, utvikle, drifte og evaluere tjenestene. Ikke minst må vi jobbe systematisk med feltet slik at ressursene brukes mest mulig effektivt.

Arbeidet med digitale ressurser og tjenester foregår flere ”steder” i LS, først og fremst i Digital enhet (som sitter på budsjettet og de tunge fagressursene) , men også i de tre faggruppene opprettet på tvers av læringssenter­enhetene + AV. Noe arbeid foregår også i de enkelte bibliotekenhetene.

Fordelingen av ansvar og oppgaver mellom de ulike aktørene, kan oppleves som flytende og litt uklar. Det kan til tider være vanskelig å vite hvor prosjekter er forankret og hvem som har ansvar for fremdriften. Spesielt mellom DIGG og FagDig kan det være vanskelig å se hvor den ene slutter og den andre begynner, ikke minst fordi det i stor grad er de samme personene (med varierende ”hatter”) som deltar i digitale prosjekter. I tillegg er det økende innslag av digital tjenesteutvikling i de andre faggruppene (f.eks. E-bøker i Samlingsgruppa og digitale læringsverktøy i Undervisningsgruppa). 

I noen sammenhenger er det en fordel med flytende grenser; f.eks. gjør det at initiativ til nye prosjekter og tjenester kan flyte fritt, uavhengig av byråkratiske grenser. På den annen side kan uklare grenser føre til at oppgaver og prioriteringer ikke alltid er koordinert; at det foregår dobbeltarbeid eller at saker faller mellom to stoler.

DIGG er den ansvarlige og utførende (drifts-)enhet for LS’ digitale tjenester. Enheten har de økonomiske ressursene, den tyngste fagkompetansen og den operative kontakten med både eksterne leverandører og interne støttefunksjoner (BIT m.fl..)

Faggruppene, først og fremst FagDig, skal være rådgivende organ for DIGG og komme med innspill og forslag basert på brukerbehov som fanges opp i den løpende kontakten med fagavdelingene. Ledergruppen har omtalt FagDigs rolle som en bestillerfunksjon. I tillegg deltar faggruppens medlemmer i stor grad i det operative arbeidet med utvikling av nye tjenester, ikke minst for å avlaste DIGG, som har begrensede ressurser.

Noen av møtedeltakerne mente at betegnelsen bestillerfunksjon gir uheldige assosiasjoner, og at rådgiverfunksjon er et bedre ord. Samtidig er det viktig at oppgaver/prosjekter er tydelig forankret, enten ansvaret ligger i DIGG eller i faggruppen(e).

Det er all grunn til å tro at det vil være bred enighet om prioriteringene på det digitale området, på tvers av enheter og faggrupper. Hvis det mot formodning oppstår uenighet, må Ledergruppen ta avgjørelsen, ettersom både leder for DIGG og de tre faggruppenes ledere rapporterer direkte til Læringssenterets direktør.

Ikke alle i møtet var enige i behovet for en avklaring, men alle bidro med innspill og  synspunkter.

I den grad møtet kom til noen konklusjon var det at:

·    tydelig ansvars- og rollefordeling mellom enheter og faggrupper er nyttig og nødvendig (men må ikke alltid tematiseres)

·    de tre faggruppenes arbeidsområder henger tett sammen og utgjør en samlet ressurs for utvikling av Læringssenterets tjenester

·    større grad av samordning av digitale prosjekter på tvers av faggruppene vil være en fordel for Læringssenteret som helhet, også for å informere på tvers om arbeidet som pågår

·    ingen ønsker seg tilbake til en mer byråkratisk arbeidsform
(dagens ”flyt” fungerer bra i det daglige arbeidet)

Den største utfordringen på dette feltet er trolig kombinasjonen av mange (pågående og potensielle) oppgaver og knapphet på digitale personellressurser. Dette fører til at enkeltpersoner har svært stor arbeidsbelastning. Det vil derfor være viktig at utviklingsarbeidet er godt koordinert og at ressursene kan brukes på tvers av enhetene.

2.      Gjennomgang av pågående arbeid (undergrupper og annet)

Faggruppen (FagDig) er involvert i mange prosjekter/aktiviteter – noen i egen regi og andre sammen med DIGG/andre faggrupper. Det er viktig at vi ser prosjektene i sammenheng og sikrer både koordinering og ressursbruk. I tillegg bør det gjøres tydelig hvor de enkelte prosjekter er forankret.

Denne gang var det ikke tid til noen overordnet diskusjon om arbeidsområder, så det ble med en gjennomgang av pågående arbeider. Utgangspunktet var referatet fra forrige møte (3. mai).

I oversikten nedenfor er deltakerne i de forskjellige arbeidsgruppene listet i parentes, med ansvarlig for arbeidet understreket.

a.   Ny database-liste (Bettina, Marianne, Åse Marit)

Nye lister på plass fra start av høstsemesteret. Arbeidet er avsluttet.

b.   eZProxy (Trude og Marianne)

Løsningen er på plass fra start av høstsemesteret og ser ut til å virke bra, men følges tett.

·    Har vært problemer med Bibsys-lenker, men det virker nå.

·    Litt usikkert mht. lenker til gratisressurser.

·    Det jobbes videre med tilgang til enkelttidsskrifter.

      NB! Send e-post til ls-digitalt@hio.no hvis du oppdager lenker som ikke virker!

c.   Mobile tjenester (Bettina, Trude,  Åse Marit, Tanja)

·    Prosjektet er forankret i Digital Enhet (DIGG)

·    Gruppen driver uttesting av en løsning med ikoner/ klikkbare koblinger. Foreløpig bare et tomt skall; jobber med å få på plass koblingene.

·    Har kontakt med Info-avdelingen, og har fått ”frie tøyler” til å utvikle løsningen.

·    Kan være nyttig å sjekke ut andre institusjoners løsninger.

·    Beta-versjon beregnet klar fra nyttår.

d.      Tidsskriftabonnementer (Marianne, Anne-Kristin)

·    Mye feil og dobbelfakturering etc. tar mye ressurser.  

·    Brev med varsel om erstatningskrav er sendt Ebsco.

·    Det jobbes fortløpende med å rydde opp.

e.      Lesebrett (ÅseMarit, Trude, Bettina, +LarsE, ToveJ og HelgeH)

·    Forskjellig brett har vært testet; p.t. er det hovedfokus på iPad.

·    Prøveprosjekter settes i gang for utvalgte masterstudenter på JBI og SU som får låne brett med innlastet pensumlitteratur i vårsemesteret.

·    Det er også planlagt en prøveordning med utlån av tomme brett fra AV/P48.

·    10 iPad er bestilt

Oppfølging: Lesebrett er også tema i Samlingsgruppa.
Er gruppene tilstrekkelig koordinert?

f.        Filmarkiv (AV)

            Ingen aktivitet er rapportert siden siste møte.

g.       Læringssenter HiO/HiAk (samarbeidsprosjekt under hovedprosjekt HiO/HiAk)

Vi er med i to undergrupper:

·    Arbeidsgruppe Felles låneregler og retningslinjer for fjernlån

                Deltakere fra HiO:           AndréB, AnniL, GreteAa

                Deltakere fra HiAk:          Synnøve Uri, Eva Andresen

·    Arbeidsgruppe Felles tilgang til elektroniske informasjonsressurser

                Deltakere fra HiO:           MarianneM, BettinaK, Anne-KristinH

                Deltakere fra HiAk:          Marit Magnussen, Aud Ingrid Haug

I tillegg er Bente (fra DIGG) leder for prosjektgruppen som utvikler den nye HiO/HiAk-veven.

P.t. gjennomgås høgskolenes leverandøravtaler (omfatter ikke avtaler under ABMu's konsortieordning).

Det er til dels stor misnøye med kvaliteten på Ebscos tjenester på HiO (se også under pkt. om Tidsskriftabonnementer). HiAk bruker SWETS, som kanskje er en bedre løsning, også for HiO? Kontrakten med Ebsco etter anbudsrunde i 2009 ble tegnet for 2 år (2010 og 2011). Abonnementene er nettopp fornyet for 2011.

Det er mulig det blir en ny anbudsinnbydelse på nyåret 2011, i forbindelse med fusjonen.

h.      Statistikk (Anne-Kristin, Trude, Marianne)

Gruppen jobber med valg av ERM-løsning for å få bedre statistikk for de digitale ressursene. Man ser på løsninger fra Ebsco, Swets og Serial Solutions.

Saken følges opp spesielt på neste gruppemøte (se pkt. 3).

i.        LS-veven (Vevgruppa: ÅseMarit, Trude, Gry, Tanja, Bettina, Laris, Marianne)

Vevgruppen er underlagt Digital Enhet.

Gruppen arbeider med løpende vedlikehold mens man avventer fusjonen (ref. pkt om HiO/HiAk-veven).

Det er  feilfunksjon på engelske sider - hopper tilbake til start. Skyldes  tekniske problemer i  eZ (HiOs publiseringsplattform) – en gjennomgående feil i hele HiO-veven.  Tofik (ansvarlig for plattformen i HiO sys.adm) har neppe tid til å prioritere dette i arbeidet med fusjonen.

j.        Nyheter/ LS-Aktuelt (ÅseMarit, Trude, Gry, Bettina)

Som antydet i punkt 2i vil det ikke bli gjort større endringer i LS-veven mens vi avventer fusjonen. Men tilbakemeldinger om feil og forslag til forbedringer av LS' vevsider mottas alltid med takk.

3.      Planer og prioriteringer fremover

Følgende saker følges opp spesielt på neste møte:

·         E-bøker:       strategier og videre arbeid (alle forbereder fra sitt ståsted)

·         Vevsider:      evaluering bl.a. i lys av arbeidet med mobil plattform, samt avstemming 
                                 mot fagavdelingenes egne IK-ressurser
                          (Birte og Kari ser på muligheter og overlapp)

·         Mobile løsninger:   fremdrift og erfaringer

·         Statistikk:     muligheter og utfordringer

·         QR-koder:    (Quick Response)-koder er todimensjonale strekkoder som inneholder
                                informasjon som kan leses bl.a. med mobiltlf. med kamera.
                          (se f.eks: http://en.wikipedia.org/wiki/QR_Code)

I tillegg bør vi begynne å se på samordningen med ”digitale aktiviteter” i de to andre faggruppene, samt med prosjekter som foregår i DIGG-regi.

[Forslag til tidspunkt for neste møte:  onsdag 9. februar kl. 13-15]

08.12.2010

/KariF